Pe scurt
- Prelucrăm doar datele necesare pentru cont, instruire, comunicare, facturare și securitate.
- Nu vindem date personale, nu afișăm reclame și nu folosim instrumente de analiză sau urmărire, nici pe site, nici în platformă, nici în aplicația mobilă. Aplicația trimite doar rapoarte despre propriile erori, fără date care să vă identifice.
- Datele NexiLMS Cloud sunt găzduite în Germania, în Uniunea Europeană.
- Dacă organizația dumneavoastră v-a creat contul, ea decide ce date se prelucrează în instruire, iar noi le prelucrăm în numele ei.
- Vă puteți descărca datele și vă puteți șterge contul direct din setări sau din aplicație. Detalii pe pagina Ștergerea contului.
Cine suntem și cum ne contactați
NexiLMS este administrat în comun de S.C. „Internet Consulting” S.R.L. (IDNO 1005600039866) și GRANDIOLE S.R.L. (IDNO 1023605001826), ambele cu sediul în mun. Chișinău, str. Florilor 12/A, of. 15D, MD-2068, Republica Moldova („noi”).
Pentru prelucrările descrise aici în care suntem operator, cele două companii sunt operatori asociați: stabilesc împreună scopurile și mijloacele prelucrării. Am convenit ca Internet Consulting să fie punctul de contact pentru persoanele vizate și să răspundă cererilor. Vă puteți exercita drepturile față de oricare dintre cele două companii.
Ce acoperă această politică
- site-ul nexilms.com și formularul de contact;
- platforma NexiLMS Cloud, inclusiv adresele dedicate organizațiilor;
- aplicația mobilă NexiLMS pentru iOS și Android;
- suportul, demonstrațiile, comenzile și facturarea.
Instalările NexiLMS pe serverul unei organizații sunt operate de acea organizație. Pentru ele se aplică politica de confidențialitate a organizației; secțiunea Instalările pe serverul propriu explică ce date primim noi.
Respectăm Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal a Republicii Moldova și, când se aplică, Regulamentul general privind protecția datelor (UE) 2016/679 (GDPR).
Rolul nostru: operator sau persoană împuternicită
Suntem operator pentru datele vizitatorilor site-ului, ale persoanelor care ne scriu, ale clienților și ale reprezentanților lor, pentru conturile create direct pe platformă, pentru facturare și pentru securitatea serviciilor.
Suntem persoană împuternicită pentru datele pe care o organizație client sau un creator de cursuri le gestionează în spațiul său: angajații, cursanții, cursurile și rezultatele lor. În acest caz organizația sau creatorul este operatorul. Ei decid cine primește cont, ce cursuri se atribuie și ce rapoarte se fac, iar noi prelucrăm datele doar la instrucțiunile lor, conform contractului și, la cerere, unui acord de prelucrare a datelor.
Dacă organizația dumneavoastră v-a creat contul, adresați-vă mai întâi ei pentru întrebări despre instruire. Dacă ne scrieți nouă, transmitem cererea organizației și o ajutăm să vă răspundă.
Ce date prelucrăm
| Categoria | Ce date | De unde provin |
|---|---|---|
| Contul și profilul | nume și prenume, e-mail, parolă (salvată doar ca amprentă criptografică), țară, limbă, rol; opțional: telefon, fotografie de profil, funcție, departament, filială, grupuri, mentor, datele angajării; pentru creatori, profilul public | de la dumneavoastră sau de la organizație (inclusiv prin import din Excel, iSpring ori alt LMS) |
| Autentificarea | identificatorul și e-mailul contului Google, Apple sau SSO al organizației, dacă îl folosiți; setările verificării în doi pași | de la Google, Apple sau furnizorul de identitate al organizației |
| Instruirea | înscrieri și termene, progres, timp activ în lecții, încercări și răspunsuri la teste, date SCORM, sarcini practice și feedback, certificate, prezența la evenimente și webinare, puncte și clasamente, documentele interne citite | generate când folosiți platforma |
| Comunicarea | mesaje și fișiere din chat, întrebări la lecții, comentarii, notificări | de la dumneavoastră și de la alți utilizatori |
| Webinarele | numele afișat, ora intrării și ieșirii, durata participării; pentru cei care își pornesc camera, microfonul sau partajarea ecranului, imaginea, sunetul și ecranul transmise în timp real | generate în timpul webinarului |
| Comenzile și facturarea | nume sau denumire, adresă, IDNO ori cod fiscal, cod TVA, e-mail, comenzi, facturi și plăți | de la client |
| Datele tehnice și de securitate | adresa IP și browserul sesiunilor active; istoricul autentificărilor (metoda, tipul dispozitivului, browserul, sistemul de operare); jurnalul acțiunilor administrative; jurnalele serverului | generate automat |
| Consimțămintele | versiunea documentelor acceptate, data, deciziile privind comunicările de marketing | de la dumneavoastră |
| Formularul de contact | nume, e-mail, telefon, organizație, tipul și mărimea ei, interesele bifate, mesajul | de la dumneavoastră |
Nu cerem și nu prelucrăm intenționat date sensibile, cum ar fi datele despre sănătate, convingeri religioase sau date biometrice. Vă rugăm să nu le includeți în mesaje, răspunsuri sau fișiere.
Aplicația mobilă NexiLMS (iOS și Android)
Aplicația folosește același cont și aceleași date ca platforma. În plus, prelucrează doar ce este necesar pentru funcționarea ei pe telefon sau tabletă:
| Acces sau dată | Când și de ce |
|---|---|
| Notificări | dacă le permiteți: cursuri atribuite, termene, evenimente și webinare, mesaje, noutățile organizației; tipurile le puteți alege în setările contului. Se livrează prin Apple Push Notification service și Google Firebase Cloud Messaging, cu un identificator de notificare al dispozitivului, salvat împreună cu platforma (iOS sau Android), versiunea aplicației și faptul că notificările sunt permise. Pe iconița aplicației apare numărul notificărilor necitite. |
| Cameră și microfon | doar când le porniți într-un webinar sau într-o sesiune live, de exemplu ca prezentator. Sistemul vă cere permisiunea la prima folosire. |
| Fotografii și fișiere | doar fișierele pe care le alegeți: fotografia de profil, o sarcină practică, un atașament în chat. |
| Descărcări | fișierele pe care alegeți să le descărcați (de exemplu certificate sau materiale de curs) se salvează pe dispozitiv sau se deschid cu aplicația aleasă de dumneavoastră. |
| Informații despre dispozitiv | modelul, versiunea sistemului de operare, versiunea aplicației și limba, pentru compatibilitate, securitate și lista sesiunilor active. |
| Stocarea pe dispozitiv | datele de autentificare (cookie-urile de sesiune ale platformei), lista organizațiilor la care v-ați conectat și preferințele aplicației, păstrate în spațiul privat al aplicației, inaccesibil altor aplicații. Datele de autentificare se șterg la deconectare, iar toate celelalte la dezinstalarea aplicației. |
| Alegerea organizației | codul organizației sau adresa platformei, introduse la primul pas, se trimit serverului nostru central, care răspunde cu numele, sigla și adresa organizației. Dacă vă autentificați întâi cu Apple sau Google, serverul central caută organizațiile NexiLMS Cloud în care aveți cont, ca să vă conecteze direct. |
| Linkurile de invitație | dacă deschideți un link de invitație înainte să aveți aplicația, aceasta continuă invitația după instalare, fără să introduceți coduri. Pe Android, Google Play transmite aplicației parametrul invitației. Pe iPhone, pagina invitației copiază linkul în memoria de copiere (clipboard), iar aplicația îl citește o singură dată, la prima pornire, cu permisiunea iOS; în plus, la deschiderea invitației serverul nostru reține adresa IP, modelul și versiunea sistemului dispozitivului, ca să le potrivească la prima pornire a aplicației. Aceste date se șterg după cel mult 24 de ore. |
| Rapoartele de erori | dacă aplicația se oprește neașteptat, trimite un raport prin Google Firebase Crashlytics: modelul și sistemul dispozitivului, versiunea aplicației, momentul și locul din codul aplicației unde a apărut eroarea, starea memoriei și un identificator aleator al instalării. Raportul nu conține numele, e-mailul, contul sau conținutul paginilor și nu se folosește pentru urmărire sau publicitate. |
Aplicația nu colectează localizarea, contactele sau identificatorul de publicitate, nu conține reclame și nici instrumente de analiză ori de urmărire de la terți și nu vă urmărește în alte aplicații sau site-uri. Singurul serviciu de diagnostic este cel pentru rapoartele de erori, descris mai sus. Permisiunile pot fi retrase oricând din setările dispozitivului; funcțiile respective nu vor mai fi disponibile, restul aplicației funcționează în continuare.
Dacă ați permis în setările dispozitivului trimiterea datelor de diagnostic către dezvoltatori, Apple sau Google ne pot pune la dispoziție rapoarte despre erorile aplicației, fără date de identificare.
Fereastra în care puteți nota aplicația este afișată de App Store sau Google Play. Nota și recenzia ajung direct la Apple sau Google și se publică în magazin după regulile lor.
Aplicația se conectează la instalarea NexiLMS a organizației, aleasă la primul pas. Dacă aceasta rulează pe serverul organizației, datele merg direct acolo, iar operatorul lor este organizația; doar notificările trec prin serverul nostru, ca să ajungă la Apple și Google (vezi Instalările pe serverul propriu).
De ce prelucrăm datele și pe ce temei
| Scopul | Temeiul legal |
|---|---|
| Crearea și administrarea contului, autentificarea, accesul la cursuri, teste, certificate, webinare și chat | executarea contractului; pentru conturile create de organizații, instrucțiunile organizației, care are propriul temei legal (de exemplu, contractul de muncă sau o obligație legală de instruire) |
| Notificări și e-mailuri despre activitatea din cont: atribuiri, termene, rezultate, resetarea parolei | executarea contractului |
| Verificarea publică a autenticității certificatelor, după numărul lor | executarea contractului și interesul legitim al titularului și al celor care verifică certificatul |
| Răspunsul la mesajele trimise prin formular, e-mail sau telefon; oferte și demonstrații | demersuri înainte de încheierea unui contract și interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor |
| Comunicări de marketing despre noutăți și oferte | consimțământul dumneavoastră, pe care îl puteți retrage oricând |
| Facturare, contabilitate, e-Factura și răspunsul la cererile autorităților | obligația legală |
| Securitate: protecția conturilor, prevenirea fraudei și a abuzurilor, jurnale și copii de siguranță | interesul legitim de a proteja utilizatorii și serviciile |
| Suport tehnic, inclusiv accesul de asistență în cont | executarea contractului și interesul legitim de a rezolva problemele semnalate |
| Traducerea cursurilor cu inteligență artificială, la cererea autorului | executarea contractului, la instrucțiunile clientului |
| Funcționarea corectă și rapidă a platformei, pe baza jurnalelor tehnice | interesul legitim de a menține și îmbunătăți serviciul |
| Găsirea organizației după cod, continuarea invitațiilor după instalarea aplicației și livrarea notificărilor în aplicație | executarea contractului și demersurile pe care le faceți pentru a vă alătura organizației; pentru potrivirea invitației pe iPhone, interesul legitim de a vă scuti de introducerea unor coduri |
| Funcționarea stabilă a aplicației mobile, pe baza rapoartelor de erori | interesul legitim de a corecta erorile și de a menține aplicația funcțională |
Când temeiul este interesul legitim, am verificat că acesta nu prevalează asupra drepturilor dumneavoastră. Vă puteți opune oricând acestei prelucrări (vezi Drepturile dumneavoastră).
Pentru accesul de asistență, un administrator al platformei poate intra în contul unui utilizator doar pentru a rezolva o problemă. Accesul se încheie automat după cel mult 30 de minute, se înregistrează în jurnal, iar titularul contului primește o notificare.
Cui transmitem datele
Nu vindem și nu închiriem date personale. Le transmitem doar în situațiile de mai jos.
În cadrul organizației și al platformei
- Administratorii și managerii organizației dumneavoastră văd datele de instruire în limitele rolului lor.
- Colegii pot vedea numele și fotografia dumneavoastră în chat, în webinare și, dacă organizația le folosește, în clasamente.
- Oricine are numărul unui certificat poate verifica pe pagina de verificare numele titularului, cursul și data emiterii.
- Profilul public al unui creator de cursuri este vizibil oricui, dacă creatorul îl activează.
Furnizorii care ne ajută (persoane împuternicite)
| Furnizorul | Ce face | Unde |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | centrele de date în care rulează serverele și copiile de siguranță | Germania (UE) |
| Anthropic PBC, OpenAI | traducerea cu inteligență artificială, doar la cererea autorului și doar pentru textul cursului | SUA |
| Apple, Google | autentificarea cu contul Apple sau Google, dacă o alegeți; livrarea notificărilor în aplicația mobilă; transmiterea invitației la instalarea din Google Play; rapoartele de erori ale aplicației (Google Firebase Crashlytics) | SUA și alte țări |
E-mailurile platformei se trimit de pe serverul nostru, fără un serviciu extern de e-mail. Ne asigurăm prin contract că furnizorii protejează datele cel puțin la nivelul descris în această politică și le folosesc doar pentru serviciile pe care ni le prestează.
Alți destinatari
- Serviciile alese de organizație: furnizorul de identitate pentru SSO, integrările configurate prin API sau webhook, platformele externe de webinare (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Jitsi) și videoclipurile încorporate în lecții.
- Băncile, pentru plăți, și Serviciul Fiscal de Stat, prin sistemul e-Factura.
- Autoritățile publice, instanțele și avocații, când legea ne obligă sau pentru apărarea unui drept.
- Un eventual succesor, în cazul unei reorganizări sau al vânzării afacerii, cu aceleași garanții.
Transferuri internaționale
Datele NexiLMS Cloud sunt găzduite în Uniunea Europeană. Echipa noastră le accesează din Republica Moldova, pentru administrare și suport. Pentru clienții și utilizatorii cărora li se aplică GDPR, acest acces și transferurile către furnizorii din SUA se fac pe baza Clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană ori, după caz, a certificării furnizorului în cadrul EU-U.S. Data Privacy Framework. La cerere, vă transmitem o copie a garanțiilor aplicate.
Cât timp păstrăm datele
| Datele | Cât le păstrăm |
|---|---|
| Contul și profilul | cât timp contul este activ. La ștergerea contului, datele de identificare se șterg sau se anonimizează imediat. |
| Conturile create de o organizație | cât timp organizația folosește NexiLMS sau până când organizația șterge contul. La plecarea unui angajat, organizația îi poate dezactiva contul și păstra istoricul instruirii pentru evidența ei. |
| Rezultatele instruirii | cât timp există contul. După ștergerea contului rămân doar în rapoartele organizației, fără datele de identificare. |
| Certificatele emise | se păstrează pentru verificare, inclusiv numele scris pe certificat. Puteți cere oricând anularea certificatelor dumneavoastră. |
| Mesajele din chat | cât timp există conversația. După ștergerea contului, mesajele trimise rămân vizibile celorlalți participanți ca mesaje ale unui „Utilizator șters”. |
| Sesiunile active (IP, browser) | până la deconectare sau cel mult 12 luni de la ultima folosire |
| Istoricul autentificărilor | 13 luni |
| Jurnalele serverului | 14 zile; jurnalul paginilor lente, 30 de zile |
| Jurnalul acțiunilor administrative | cât timp organizația folosește NexiLMS, pentru securitate și pentru a dovedi cine și ce a modificat |
| Fișierele de import și elementele din „Șterse” | 30 de zile |
| Comenzile și facturile | 6 ani, conform legislației contabile a Republicii Moldova |
| Dovezile acceptării termenilor și ale consimțămintelor | cât timp contul este activ și apoi cât este necesar pentru a le putea dovedi în fața unei autorități sau a unei instanțe |
| Mesajele din formularul de contact | cât durează discuția și cel mult 3 ani de la ultimul mesaj, dacă nu devenim parteneri |
| Identificatorul de notificare al aplicației | până la deconectare, dezinstalarea aplicației sau oprirea notificărilor |
| Datele pentru continuarea unei invitații pe iPhone (adresa IP, modelul și sistemul dispozitivului) | cel mult 24 de ore |
| Rapoartele de erori ale aplicației | 90 de zile, apoi Google le șterge automat |
| Notificările trimise de instalările de pe serverul propriu | nu se păstrează pe serverul nostru: sunt predate imediat către Apple sau Google |
| Copiile de siguranță | se înlocuiesc automat; datele șterse dispar din ele în cel mult 30 de zile |
După încetarea contractului cu o organizație, aceasta își poate exporta datele timp de 30 de zile. Apoi le ștergem în cel mult 30 de zile din sistemele active și în cel mult alte 30 de zile din copiile de siguranță, cu excepția documentelor pe care legea ne obligă să le păstrăm.
Cum protejăm datele
- Toate conexiunile la site, platformă și aplicație sunt criptate (HTTPS/TLS).
- Parolele se salvează doar ca amprente criptografice. Cheile de acces, secretele verificării în doi pași și cookie-urile sunt criptate.
- Puteți activa verificarea în doi pași și puteți vedea și închide sesiunile active din setările contului.
- În majoritatea jurnalelor, adresa IP este salvată pseudonimizat.
- Fiecare organizație își vede doar datele proprii, iar accesul este limitat după rol.
- Serverele sunt în centre de date certificate ISO/IEC 27001, iar datele se copiază regulat pe un spațiu de stocare separat.
- Fișierele încărcate pot fi verificate antivirus, iar pachetele SCORM rulează pe un domeniu separat.
- Accesul echipei noastre este limitat la persoanele care au nevoie de el pentru administrare și suport.
Dacă apare o încălcare a securității datelor care prezintă un risc pentru dumneavoastră, anunțăm autoritatea de supraveghere în cel mult 72 de ore, iar organizațiile client și persoanele afectate fără întârzieri nejustificate.
Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul:
- de acces: să aflați ce date prelucrăm și să primiți o copie a lor;
- la rectificare: să corectați datele inexacte, inclusiv direct din profil;
- la ștergere: să cereți ștergerea datelor sau să vă ștergeți singur contul;
- la restricționare: să cereți limitarea prelucrării cât timp verificăm o contestație;
- la portabilitate: să primiți datele într-un format structurat; în Setările contului → Datele mele și ștergerea contului le puteți descărca oricând ca fișier JSON;
- la opoziție: să vă opuneți prelucrărilor bazate pe interesul legitim și, oricând, marketingului;
- de a vă retrage consimțământul, fără să fie afectată legalitatea prelucrării anterioare;
- de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care produce efecte juridice asupra dumneavoastră;
- de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere (vezi Contact și plângeri).
Ne puteți scrie la info@webconsulting.md. Răspundem gratuit, în cel mult 30 de zile. Pentru cereri complexe termenul se poate prelungi cu încă două luni, iar în acest caz vă anunțăm. Putem cere informații suplimentare pentru a confirma că cererea vine de la titularul datelor.
Ștergerea contului și a datelor
Puteți șterge contul oricând, fără să ne contactați:
- pe web: Setările contului → Datele mele și ștergerea contului → Șterge contul;
- în aplicația mobilă: din același meniu al contului, Setările contului → Datele mele și ștergerea contului → Șterge contul.
Dacă nu mai aveți acces la cont sau ați dezinstalat aplicația, scrieți-ne la info@webconsulting.md. Pașii completi, ce se șterge și ce se păstrează sunt descriși pe pagina Ștergerea contului.
Copiii
NexiLMS este destinat persoanelor de cel puțin 16 ani. Nu creăm cu bună știință conturi pentru copii mai mici. Dacă o organizație instruiește persoane sub 16 ani, ea obține acordul părinților sau al reprezentanților legali. Dacă aflați că un copil și-a creat cont fără acord, scrieți-ne și îl ștergem.
Decizii automate și inteligența artificială
Platforma corectează automat testele cu răspunsuri predefinite, calculează progresul și poate grupa automat utilizatorii după criteriile stabilite de organizație. Aceste calcule ajută instruirea, dar nu luăm pe baza lor decizii cu efecte juridice asupra dumneavoastră. Dacă organizația folosește rezultatele pentru decizii de personal, ea răspunde pentru ele și vă puteți adresa ei pentru o reevaluare de către o persoană.
Inteligența artificială se folosește doar pentru traducerea textului cursurilor, la cererea autorului. Nu trimitem furnizorilor de inteligență artificială datele cursanților și nu le folosim pentru a vă evalua.
Instalările pe serverul propriu
Când NexiLMS rulează pe serverul unei organizații, organizația este operatorul datelor, iar acestea rămân pe infrastructura ei. Instalarea ne transmite periodic doar date tehnice pentru actualizări: adresa și versiunea instalării, modul de instalare și numărul total de utilizatori, grupuri și cursuri, fără date despre utilizatori. Accesăm instalarea doar la cererea organizației, pentru suport.
Dacă angajații organizației folosesc aplicația mobilă NexiLMS, instalarea organizației trimite notificările prin serverul nostru central, care le predă imediat către Apple sau Google. Pentru fiecare notificare primim identificatorul de notificare al dispozitivului, titlul, textul și linkul ei, fără să le păstrăm; pentru aceste date suntem persoană împuternicită a organizației. Serverul central cunoaște și numele, sigla și adresa instalării, ca aplicația să găsească organizația după cod.
Modificări ale acestei politici
Actualizăm politica atunci când se schimbă serviciile, furnizorii sau legislația. Versiunea și data intrării în vigoare sunt afișate la începutul paginii. Despre modificările importante vă anunțăm prin e-mail sau în platformă, înainte de intrarea lor în vigoare.
Textul în limba română este versiunea de referință. Traducerile în engleză, rusă și germană sunt oferite pentru comoditate.
Contact și plângeri
Pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră ne puteți scrie la info@webconsulting.md. Vom încerca să rezolvăm împreună orice nemulțumire.
Aveți și dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere:
Dacă locuiți sau lucrați în Uniunea Europeană, vă puteți adresa și autorității pentru protecția datelor din statul dumneavoastră.